كيف تصبح أكثر دقة و إنتاجية في العمل في سنة 2023

 يرتبط نجاح
الناس في الحياة العملية بإنتاجيتهم. كلما كان الشخص أكثر إنتاجية ، كلما اتخذ
خطوات أكثر ثباتًا لتحقيق أهدافه وتطوير حياته العملية.

أما بالنسبة
لتعريف الإنتاجية ، فهو لا يتعلق فقط بعدد المهام ، لأن الكثير من الناس يعتقدون
أن الشخص عالي الإنتاجية هو شخص مشغول دائمًا ، يقوم بالعديد من المهام في نفس الوقت
، وليس لديه وقت للقيام بأي جانب آخر من جوانب حياته ، لكن هذا سوء فهم.

الأشخاص الأكثر
إنتاجية هم أولئك الذين يمكنهم تحقيق أهدافهم بأقل قدر من الوقت والجهد.

هنا يأتي السؤال
المهم ، ماذا يمكنك أن تفعل لتكون أكثر كفاءة؟ وستتحدث الإجابات التي سنناقشها في
هذه المقالة عن كيفية أن تكون أكثر إنتاجية وما هي المشكلات التي تمنعك من أن تكون
أكثر إنتاجية و دقة في العمل ؟

سنوصي أيضًا
ببعض التطبيقات التي يمكن أن تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية ، بالإضافة إلى بعض
العادات التي ، إذا قمت بتطويرها ، ستؤثر بالطبع على إنتاجيتك.

خطوات فعالة
لزيادة الإنتاجية

أولاً: انتبه
إلى الوقت

لا شك أن الوقت
عامل رئيسي في مساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية.

إليك طريقة
بسيطة وعملية لمراقبة وقتك وكيف تقضي يومك:

خذ قطعة من
الورق وقلمًا ، واصنع طاولة مقسمة إلى 24 مربعًا تمثل ساعات يومك.

خذ الوقت
الأساسي الذي تستغرقه الأنشطة اليومية ، أي 8 ساعات من النوم ، و 8 ساعات من العمل
، وساعة أخرى من الأنشطة المختلفة.

ستلاحظ 7 ساعات
يوميًا بدون هدف ، أو ما يعادل 50 ساعة في الأسبوع بدون هدف محدد.

يمكنك التقليل
من هذا الرقم ، ولكن إذا قمت بحساب 50 ساعة في الأسبوع على متوسط ​​عمر الإنسان ،
فأنت تضيع سنوات عديدة من الوقت.

 كما يقول البيت الشعري : “نبضات القلب تخبره أن الحياة دقائق
وثواني”.  لاحظ أن حياتك ثمينة  ، حاول ألا تضيع وقتك في أشياء غير مجدية ،
بينما يمكنك أن تقضي حياتك بطريقة أفضل كل دقيقة ، مما يجعلك أكثر فعالية.

ثانيًا: حدد
أهدافك

وفقا لدراسة
علمية نشرت في مجلة علم النفس التطبيقي عام 2011 والتي تناقش موضوع الطب النفسي.
تؤكد نتائج هذه الدراسة أن تحديد الأهداف بشكل واضح ومفصل له تأثير إيجابي وفعال
على تحقيقها بنجاح.

الجدير بالذكر
أن هناك أداة عملية تساعدك في تحديد أهدافك وأولوياتك ، ابتكرها العالم “بول
ماير” ورائد في مجال التدريب ، أطلق عليها اسم “دائرة الحياة”.

هذه الأداة التي
يستخدمها العلماء في مجال التدريب ، تساعدك على تحديد أهدافك من خلال مراقبة كيف
تقضي وقتك ومدى رضاك ​​وسعادتك بكل جزء من حياتك.

لتطبيقه ، قم
بما يلي:

احصل على قلم
وورقة.

ارسم دائرة
مقسمة إلى 8 أجزاء. تمثل هذه الأقسام 8 فئات في حياتك تتعلق برفاهيتك. الأقسام
الثمانية هي (الجوانب العملية والجوانب المادية والصحة والأسرة والأصدقاء وشركاء
الحياة والتنمية الذاتية والعمل التطوعي والترفيه والمرح).

في كل قسم ، قيم
نفسك من 1 إلى 10 ، وللتحقق من صحة تقييمك ، يرجى الإجابة على بعض الأسئلة
المتعلقة بكل قسم.

فيما يلي بعض
الأسئلة التي يجب الإجابة عليها من كل جانب:

الجانب العملي:

1. هل تعجبك وظيفتك
   ، هل أنت راضٍ عن وظيفتك الحالية؟
2. هل تعمل في مجال
   تريد فيه مواصلة تطوير نفسك؟
3. هل ستجلب لك
   عائدًا ماليًا كافيًا لاحتياجاتك؟

الجانب المادي:

1. هل كل مصادر
   الدخل الخاصة بك كافية لتلبية احتياجاتك المالية؟
2. هل تعتمد فقط
   على نفسك ماليًا؟
3. هل لديك ديون؟
4. هل المال هو
   السبيل الوحيد لإسعادك؟

الجانب الصحي :

1. ما مدى اهتمامك
   بصحتك الجسدية والعقلية؟
2. هل أنت راض عن
   مظهرك؟
3. هل لديك أي
   أمراض مزمنة؟
4. فيما يتعلق
   بالأصدقاء والعائلة:
5. هل لديك أصدقاء
   تثق بهم؟
6. كم من الوقت
   تقضيه مع أصدقائك؟

الجانب العاطفي :

1. هل أنت راض عن
   شريك حياتك؟
2. كم من الوقت
   تقضيه مع شريك حياتك؟
3. من حيث التطوير
   المستقل:
4. هل أنت على
   استعداد لتجربة تجارب جديدة ومختلفة؟
5. هل تحاول تطوير
   نفسك؟

الجانب الترفيهي :

1. هل لديك أية
   هوايات؟
2. هل تخصص وقتًا
   لهواياتك ووقت فراغك؟
3. المتطوعين:
4. هل لديك جودة
   مفيدة؟
5. هل لديك فرصة
   لمساعدة الآخرين دون التأثير على بقية حياتك؟

بعد الإجابة على
الأسئلة السابقة ، امنح نفسك تقييمًا لكل قسم.

إذا كانت
النتيجة من 8 إلى 10 ، فأنت راضٍ عن هذا القسم ، لكنك ستستمر في تحسينه.

وإذا كانت من 7
إلى 5 ، فهذا يعني أنك بحاجة إلى استثمار المزيد من الوقت لتطوير هذا الجزء.

 إذا
كان من 1 إلى 4 ، فهذا يعني أنك لست على مستوى العلامة وأنك بحاجة إلى خطة محددة
للتعامل مع هذا الجزء ، لأنه قد يتسبب في بعض المشاكل في حياتك ويمنعك من أن تكون
منتجًا.

ثم قم بتحليل
النتائج بالإجابة على بعض الأسئلة التالية:

1. ما هو أقل جزء
   من حيث النقاط؟
2. ما هي درجاتك
   المثالية لكل قسم؟ لا يجب أن تكون الدرجة المثالية 10. يمكن أن يكون أقل حسب
   تفضيلاتك.
3. ما النتيجة التي
   تريد تحقيقها في غضون بضعة أشهر أو سنة؟

أخيرًا ، لديك
الآن تقييم مفصل لحياتك يقودك إلى مرحلة التوازن ، وهو الهدف الرئيسي لتجربة عجلة
الحياة.

هذا يعني أنك
إذا كنت تقضي معظم وقتك في العمل ، فستكون الدرجات الأعلى في العمل والأشياء
المادية ، لذلك قد تجد نفسك تفتقر إلى الأسرة وشريك الحياة والعمل التطوعي.

يؤدي هذا إلى
عدم توازن قد تقلل من شأنه في البداية لأن أولويتك الحالية هي عملك ، ولكن بمرور
الوقت يؤثر أيضًا على عملك وتصبح أقل إنتاجية لأنه ليس لديك توازن في الحياة بشكل
عام يجعلك أكثر إنتاجية.

ثالثًا: اتبع
أسلوب إدارة المهام في المربع

يهدف هذا المربع
إلى سد هذه الفجوة التي وجدتها أثناء تنفيذ الخطوات السابقة المتعلقة بدورة الحياة ،
يحتوي على خطوات لمساعدتك في تحديد الأولويات ، وتمكينك من تنفيذ جميع المهام التي
تحتاج إلى القيام بها ، وتحقيق التوازن في جميع مجالات حياتك ، مما يؤهلك في النهاية
لتكون أكثر إنتاجية في العمل.

أولاً ، حسب
أولوياتك ، ضع خطوات محددة ومناسبة لكل جزء ، يمكنك الرجوع إلى أسلوب الرئيس
الأمريكي الأسبق “ديفيد أيزنهاور” ، وهو الرئيس الرابع والثلاثون
للولايات المتحدة.

لأنه كان واحدًا
من أكثر الأشخاص إنتاجية واستطاع حتى الحفاظ على استمراريته لعدة سنوات. يستخدم David طريقة مربعات إدارة المهام ، والتي تقسم مهام حياتك إلى أربعة
أنواع.

يمكنك تصنيف هذه
المهام عن طريق تقسيم المربع إلى أربعة أجزاء ، وهي:

1. القسم الأول
   يمثل المهام الهامة والعاجلة.
2. القسم الثاني
   يمثل المهام الهامة غير العاجلة.
3. القسم الثالث
   يمثل مهام عاجلة غير مهمة.
4. القسم الرابع
   يمثل مهام غير مهمة وغير عاجلة.

ميزة هذه الأداة
هي أنها يمكن أن تساعدك على تخصيص وقتك بطريقة متوازنة وتحديد أهم أولوياتك في
يومك ، لكن نصيحة عالم النفس “David Primack” هي أنه
“عند أداء مهام عاجلة مهمة ، يجب عليك أولاً إكمال المهام الصعبة ثم المهام
السهلة التي تستمتع بها حتى تكون متحمسًا لإكمال الباقي.

 لإثبات
صحة هذه النظرية ، ظهرت دراسات على عمال مطاعم الوجبات السريعة يقومون بالعديد من
المهام العاجلة. أكد لهم رؤسائهم أنهم إذا أكملوا هذه المهام ، فسوف ينقلونهم إلى
مكان ما مع المهام التي يفضلونها.

في الواقع ،
النتيجة هي أنهم يكملون المهام بشكل مثالي وفي وقت أقل لأنهم متحمسون ولكنهم لا
يقومون بمهام متعددة.

أنت تكذب على
نفسك ، وتشتت انتباهك على الفور ، وأحيانًا تكون كسولًا ، ولا تكمل العديد من
المهام بنفس المستوى من الكفاءة ، فليس الأمر كما لو كنت تركز على مهمة واحدة ،
وعندما تنتهي منها ، ستنتقل إلى الفصل الثاني.

لذلك يمكننا
القول أن تعدد المهام يقلل من إنتاجيتك بنسبة 90٪ على الأقل. خلاصة القول ، لقد
حددت الأهداف والأولويات وخططت بتواريخ محددة ، فماذا لو لم تكن أكثر إنتاجية بعد
كل هذه الجدولة .

انظر إلى ما يعيقك عن أن
تكون منتجًا

أهم معوقات
الإنتاجية وكيفية التعامل معها

في الطريق إلى
أهدافك ، قد تواجه عقبات تمنعك من أن تكون منتجًا.

ومن أهم هذه الصعوبات :

1. التسويف

إنه شكل من
أشكال فشل التنظيم الذاتي ، ومماطلة غير عقلانية على الرغم من العواقب السلبية
المحتملة.

لكن ما الذي
يجعلك تماطل في العمل؟

وهناك أسباب
نفسية وتفسيرات علمية لذلك منها:

• انعدام الثقة.
• خائف من البدء.
• تراكم المهام
  مما قد يسبب لك التوتر.
• تردد ، وقد
  تواجه عقبات في اتخاذ القرار.

من المؤكد أن
السعي لتحقيق الكمال وانتظار الظروف المثالية سيؤدي إلى التسويف المستمر.

يشرح العلم أن
التسويف والشعور بعدم الرغبة في إكمال مهمة في الوقت الذي تحدده لنفسك يحفز مراكز
الألم في دماغك ، والذي يترجم في الواقع إلى الشعور بالألم.

لذلك يحاول
العقل تشتيت انتباهك عن الألم بفكرة ممتعة ، وهي تأجيله وإيجاد بديل ممتع ، مثل
تصفح مواقع التواصل الاجتماعي على هاتفك ، والنوم ، وتناول بعض الأطعمة اللذيذة ،
وما إلى ذلك.

و هذا ما يقع
لأغلبنا اليوم   .

وكل هذه
الاختيارات ما هي إلا مضيعة للوقت ، راحة مؤقتة ومتعة ، عليك أن تتدرب في وقت
التسلية والمتعة ، لكن لا يزال عليك إتمام هذه المهمة ، فما الحل؟

علاج التسويف

 بداية
حل أي مشكلة ، الاعتراف ، الاعتراف. بادئ ذي بدء ، يجب أن نحدد سبب المماطلة ، مثل
مهمة كبيرة ووقت طويل ، ونقسمها إلى مهام صغيرة.

تنقسم هذه
المهام الصغيرة إلى أوقات أصغر ، ومع الانتهاء من كل مهمة صغيرة ، ستشعر بالإنجاز
وتقترب أكثر من المهمة الكبيرة.

إذا كنت تفتقر
إلى الثقة والتردد والخوف منذ البداية ، فهذا بالتأكيد سيمنحك الفرصة لاتخاذ خطوات
بسيطة ، ومع المهام المتتالية ، ستكتسب المرونة وتصبح أكثر كفاءة.

إن مسامحة نفسك
عن أي وقت ضائع في عملية إكمال المهام سيساعدك على التخلي عن المثالية.

على العكس من
ذلك ، إذا التزمت بالمواعيد النهائية ، فاحرص على مكافأة نفسك لتكون متحمسًا
لإكمال الباقي ، مما يقودنا إلى العقبة الثانية في الإنتاجية ، وهي الافتقار إلى
الدافع.

2. عدم وجود الدافع

يعد تشجيع نفسك
بالحوافز عاملاً مهمًا للغاية في الإنتاجية المستدامة ، ومن أجل إكمال أي مهمة ،
من الضروري أن يكون لديك حافز لتحفيزك على إكمالها.

يقسم علماء
النفس الدافع إلى ثلاثة أجزاء:

• التنشيط.
• إرادة و المثابرة
• الشدة

يتم التعبير عن
التنشيط على أنه تحفيز قرارات التفكير والعمل ، ويتم التعبير عن المثابرة على أنها
المثابرة والاستمرارية ، ويتم التعبير عن الكثافة على أنها درجة التركيز أثناء
المهمة.

إذا كان لديك
الدافع ، فسوف تتحسن إنتاجيتك بشكل كبير.

العلاج يفتقر
إلى الإنتاجية

حدد سببًا لكل
فعل تقوم به ، واسأل نفسك غالبًا لماذا تفعل ما تفعله؟ إذا وجدت السبب ، ستجد
الدافع للبدء.

تغلب على الشعور
بالملل ، وتحدث إلى نفسك بكلمات تشجيع إيجابية ، وقاوم أي سلبية في قلبك ، ولا تنس
عامل المكافأة الذي يجعلك أكثر تحفيزًا.

عامل الإنتاجية

ينقسم عامل الإنتاجية إلى 3 عناصر:

المرة الأولى

يشتكي الكثير منا من أنه ليس لديه وقت ، لكن هذه فكرة خاطئة. إذا نظمت وقتك
جيدًا وحددت الأوقات التي يمكنك العمل فيها ، مثل وقت التطوير الذاتي ، وما إلى
ذلك ، فستحصل على درجات ممتازة.

من المهم أيضًا أن تحدد متى تكون أكثر تركيزًا وأن تجعلهم يركزون على عملك
ليكونوا أكثر إنتاجية.

ثانيًا ، الطاقة

 تتأثر طاقتك اليومية بعاملين ، عقلي أو روحي وآخر
جسدي.

يمكن أن يؤثر الحصول على قسط كافٍ من النوم وتناول طعام صحي وممارسة
الرياضة على العوامل الجسدية. تتأثر العوامل النفسية أيضًا بالأخبار وما تتابعه
على وسائل التواصل الاجتماعي يوميًا.

 يجب أن تتجنب التركيز على الأخبار السيئة
والمحتوى السلبي في بداية يومك ، لأن هذا يمكن أن يغذيك بالسلبية ، ويستنزف طاقتك
العقلية ، ويقلل من إنتاجيتك. يمكن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للتركيز على
المحتوى الهادف الذي سيساعدك على النمو في مجال عملك.

3. التركيز

هناك نوعان من التركيز:

1. انتبه إلى مستوى
الساعة والدقيقة

يجب عليك فقط التركيز على مهمة واحدة وإكمالها واحدة تلو الأخرى حتى نهاية
اليوم.

يجب أن تدرك جيدًا أن الإلهاء سيقلل من الإنتاجية ، ويمكن علاج مشكلة
الإلهاء باستخدام قاعدة العشر دقائق. إنه اختبار لتركيزك ويستمر من 10 إلى 15
دقيقة ، وخلال هذه الفترة تركز على شيء واحد وتبتعد عن أي مشتتات.

إذا كنت تقوم بهذا التمرين البسيط كل يوم ، بالطبع ، ستصبح أكثر تركيزًا
وإنتاجية ، ولا تنس تقنية بومودورو التي ذكرتها لك للتو.

ثانيًا ، ركز على مستويات الشهر والسنة

لتحسين التركيز على مدى فترات زمنية أطول ، حاول ألا تقفز بين مشاريع أو
مهام متعددة في وقت واحد ، حتى لو كنت تواجه مشكلة في أحدها. تحلى بالصبر
والمثابرة طالما أنك واثق من أن المشروع سيفيدك وأنه مخطط له بشكل صحيح.

في خلاصة عامة  ، ركز على هدف واحد
ثم انتقل إلى هدف آخر لزيادة الإنتاجية وعدم الوقوع في فخ الإلهاء ، كما يقول عالم
النفس “فرانسيس بوث” في كتابه “فخ الإلهاء”. اليوم ، تصاب
عقولنا بما يسمى عقل القرد.

هذا هو مصطلح عقل القرد ، وهو مجرد تشبيه لعدد كبير من المشتتات التي نحصل
عليها يوميًا هذه الأيام من خلال التنقل بين تطبيقات الوسائط الاجتماعية على
هواتفنا.

كيف تخرج من فخ الإلهاء؟

1. حدد ساعات محددة لوسائل التواصل الاجتماعي خلال النهار خارج ساعات العمل.
2. قم بإيقاف تشغيل جميع المشتتات الرقمية أثناء العمل.
3. استخدم التطبيقات التي تساعدك على التركيز وإدارة وقتك بذكاء.

تطبيقات لمساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية

 هناك العديد من التطبيقات التي تساعدك على أن
تكون أكثر إنتاجية ، بما في ذلك:

1.
تطبيق Strict
Work flow

إنها وظيفة إضافية للمتصفح تحظر مؤقتًا مواقع الويب التي يمكن أن تشتت
انتباهك وتستهلك وقتك من خلال جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يتوافق هذا التطبيق مع
تقنية Pomodoro حيث أنه يحجب مواقع الويب لمدة 25 دقيقة ، وهو مقدار الوقت الذي
تحتاجه لإكمال مهمتك.

كل ما عليك فعله هو تخصيص تطبيقات لمواقع الويب التي تشتت انتباهك ، وهناك
تطبيقات على هاتفك يمكنها أداء نفس المهام مثل تطبيقات قفل التطبيقات ، والتي
ستجعلك بالطبع أكثر تركيزًا وبالتالي أكثر إنتاجية.

هناك أيضًا تطبيقات تساعدك في سرد ​​مهامك اليومية ، لذا لا يجب أن تعتمد
على معرفتها دون كتابتها ، حيث يوجد خطر نسيان بعضها.

من ناحية أخرى ، ستساعدك مهام الكتابة على عدم تفويت الكثير من المرح عند
تقييم أدائك في نهاية اليوم ، وستجد أنك أكملت معظم مهامك اليومية.

2. تطبيق Microsoft To Do

هذا أحد تطبيقات قائمة المهام التي تتضمن ميزة التكرار للمهام المتكررة
اليومية ، ويمكنك كتابتها خطوة بخطوة إذا كانت مهامك تتضمن خطوات متعددة.

يمكنك أيضًا التخطيط لليوم التالي أو الشهر بأكمله ، وميزة تاريخ الاستحقاق
التي تعين تواريخ محددة لكل مهمة ، وخيارات تذكير التنبيه.

3.تطبيق
Tick
Tick

يحتوي هذا التطبيق على تقنية بومودورو التي ستساعدك على الخروج من التسويف
، إنها تقنية تعتمد على تقسيم مهامك إلى أجزاء صغيرة أو أصغر ، 25 دقيقة لكل منها
، تليها استراحة 5 دقائق ، بعد 4 أجزاء يمكنك إطالة وقت الراحة.

هذا تطبيق عملي للبقاء مركزًا وعدم السماح للملل بالتدخل في مهامك. شهد
العديد من أصحاب الأعمال نتائج مذهلة في زيادة الإنتاجية عندما جربوا هذه الميزة.

سيوضح لك التطبيق مقدار الوقت الذي استغرقته كل مهمة ، وعدد الجلسات التي
استغرقتها لإكمال كل مهمة ، مما يتيح لك أن تكون أكثر وعياً بوقتك وتذكر الابتعاد
عن عوامل التشتيت أثناء العمل حتى تنتهي التجربة بنجاح ، وزيادة الإنتاجية.

كما قال نابليون ، “أي هدف هو مجرد حلم ما لم تحدد وقتًا محددًا
له”.

ختاماً

انتبه لمثلث الصحة ، وهو النوم والأكل الصحي والتمارين الرياضية. يعتقد
الكثير من الناس أن الأشخاص الأكثر إنتاجية هم الذين لا ينامون جيدًا ، لكن هذا
مفهوم خاطئ.

لأنه إذا حصلت على قسط كافٍ من النوم كل يوم ، فهذا يجعلك أكثر نشاطًا
وإنتاجية ، وتظهر الأبحاث أن الحصول على سبع إلى تسع ساعات من النوم يوميًا يمكن
أن يساعدك على التركيز بشكل أفضل وتحسين صحتك.

فيما يتعلق بالتمرين ، بغض النظر عن مدى انشغالك كل يوم ، يجب أن تصر على
تخصيص الوقت ، وممارسة بعض التمارين كل يوم ، ومحاولة صعود الدرج بدلاً من ركوب
المصعد كل يوم ، وإكمال مثلث الصحة. يجب الانتباه لتناول طعام صحي. بالطبع ، إذا
اعتدت على هذه العادات ، فسوف تكتشف تغييرات فعالة في إنتاجيتك.

 ولأنك يجب أن تكون أكثر إنتاجية ، واصل  دائمًا المحاولة ولا تيأس ، نؤكد لك أنه إذا
اتبعت الخطوات العملية التي نقدمها في هذه المقالة بناءً على خبرة علماء النفس
والخبراء ، فستبدأ في اتخاذ الخطوات الأولى   لتحسين
كفاءة العمل الخاصة بك.